Hướng dẫn báo tăng, báo giảm lao động trên phần mềm VIN-BHXH

Khi có nhân viên mới hoặc người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần thực hiện báo tăng, báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH). Bài viết dưới đây hướng dẫn cách lập, kê khai và gửi hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động trên phần mềm VIN-BHXH.

Thủ tục báo tăng, báo giảm lao động

Khi nào cần báo tăng, báo giảm lao động?

• Báo tăng lao động: Khi tuyển dụng nhân viên mới hoặc người lao động quay lại làm việc và thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
• Báo giảm lao động: Khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc phát sinh trường hợp phải điều chỉnh giảm tham gia bảo hiểm theo quy định.

Hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động

Theo Quyết định số 2695/QĐ-BTC ngày 29/9/2026 của Bộ Tài chính, tùy từng trường hợp, hồ sơ gồm:

• Mẫu D02-LT: Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN.
• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT đối với người tham gia lần đầu hoặc thay đổi thông tin.
• Giấy tờ liên quan: Bổ sung khi có yêu cầu theo từng trường hợp.

Đơn vị đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm có thể cần thêm Mẫu TK3-TS. Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào nghiệp vụ thực hiện.

Thời hạn thực hiện và giải quyết hồ sơ

• Thời hạn nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.
• Thời hạn giải quyết: Không quá 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với nghiệp vụ báo tăng, báo giảm lao động.

Hướng dẫn báo tăng lao động trên phần mềm VIN-BHXH

Để báo tăng lao động trên phần mềm VIN-BHXH, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin người lao động

Truy cập danh mục "Nhân sự" trên phần mềm VIN-BHXH.

• Người lao động chưa có trên hệ thống: Chọn "Thêm mới", nhập thông tin tại biểu mẫu "Thông tin hành chính" và nhấn "Lưu".
• Người lao động đã có trên hệ thống: Kiểm tra thông tin trong danh sách nhân sự và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Tạo hồ sơ báo tăng lao động

Nhấn biểu tượng dấu "+" để tạo hồ sơ nghiệp vụ 600 - Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Tích chọn người lao động cần kê khai, sau đó nhấn "Tăng lao động".

Bước 3: Kê khai thông tin trên tờ khai D02-LT

Điền các thông tin bắt buộc và mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 4: Bổ sung thông tin và tài liệu

Chọn biểu mẫu "D01-TS" để bổ sung thông tin nếu cần. Tại mục "Đính kèm", tải lên các tài liệu liên quan theo yêu cầu của hồ sơ.

Bước 5: Kiểm tra và tra cứu thông tin

Kiểm tra lại các nội dung đã kê khai, sau đó nhấn "Tra cứu" để hệ thống kiểm tra dữ liệu.

Bước 6: Ký và gửi hồ sơ

Khi hệ thống thông báo tra cứu thành công, chọn "Ký và gửi BH" để ký số và nộp hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH.

Trường hợp chưa hoàn tất việc ký gửi, đơn vị có thể chọn "Lưu" để lưu hồ sơ và tiếp tục xử lý sau.

Lưu ý: Hồ sơ chỉ được gửi đến cơ quan BHXH sau khi hoàn tất thao tác ký và gửi. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái tiếp nhận và kết quả xử lý hồ sơ.

Hướng dẫn báo giảm lao động trên phần mềm VIN-BHXH

Khi người lao động nghỉ việc hoặc thuộc trường hợp phải giảm tham gia bảo hiểm, đơn vị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập VIN-BHXH, truy cập danh mục "Nhân sự" và mở chức năng lập hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động.

Bước 2: Chọn người lao động cần báo giảm trong danh sách nhân sự.

Bước 3: Chọn nghiệp vụ báo giảm, nhập thời điểm giảm, lý do giảm và các thông tin theo yêu cầu.

Bước 4: Hoàn thiện thông tin trên danh sách D02-LT và đính kèm tài liệu nếu cần.

Bước 5: Kiểm tra thông tin, ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Bước 6: Theo dõi trạng thái hồ sơ và bổ sung hoặc điều chỉnh khi có yêu cầu từ cơ quan BHXH.

Lưu ý khi báo tăng, báo giảm lao động

• Thông tin người lao động: Kiểm tra họ tên, số định danh cá nhân, mã số BHXH trước khi kê khai.
• Thời điểm tăng, giảm: Xác định đúng thời điểm bắt đầu hoặc chấm dứt tham gia bảo hiểm theo quy định.
• Hồ sơ kê khai: Sử dụng đúng biểu mẫu, mức đóng và bổ sung giấy tờ khi cần thiết.
• Kết quả xử lý: Theo dõi trạng thái sau khi gửi để kịp thời điều chỉnh nếu hồ sơ có sai sót.

Lời kết

Trên đây là các bước báo tăng, báo giảm lao động trên phần mềm VIN-BHXH. Doanh nghiệp cần kê khai chính xác, gửi hồ sơ đúng thời hạn và theo dõi kết quả xử lý để bảo đảm quyền lợi của người lao động.

Để tìm hiểu thêm về phần mềm BHXH điện tử VIN-BHXH hoặc cần hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể liên hệ VISNAM qua tổng đài 1900 6134 để được tư vấn.