Phần mềm kế toán online là gì? Hỗ trợ quản lý sổ sách ra sao?

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nhiều giao dịch mua bán, việc quản lý chứng từ, theo dõi thu chi và tổng hợp sổ sách kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Nếu sử dụng Excel hoặc ghi chép thủ công, kế toán thường phải nhập lại thông tin ở nhiều bảng tính, mất thời gian kiểm tra và đối chiếu số liệu. Đây cũng là lý do nhiều đơn vị bắt đầu tìm hiểu và sử dụng phần mềm kế toán online để hỗ trợ công việc.

Phần mềm kế toán online giúp ghi nhận, xử lý và tổng hợp dữ liệu kế toán trên nền tảng trực tuyến, hỗ trợ người dùng quản lý chứng từ, sổ sách và theo dõi tình hình tài chính thuận tiện hơn.

Vậy phần mềm kế toán online là gì, hỗ trợ quản lý sổ sách như thế nào và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Phần mềm kế toán online là gì?

Phần mềm kế toán online là phần mềm cho phép người dùng ghi nhận chứng từ, quản lý sổ sách, tổng hợp số liệu và theo dõi báo cáo kế toán trên nền tảng trực tuyến thông qua thiết bị có kết nối Internet.

Thay vì quản lý dữ liệu trên nhiều file riêng lẻ, phần mềm liên kết thông tin từ chứng từ với các sổ kế toán và báo cáo tương ứng, giúp quá trình ghi chép và tổng hợp số liệu thuận tiện hơn.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp thanh toán một khoản chi phí bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi trên phần mềm. Sau khi phiếu chi được kiểm tra và ghi nhận, số tiền thanh toán được cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt.

So với phần mềm kế toán cài đặt truyền thống, phần mềm online thường cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị qua Internet mà không phụ thuộc vào một máy tính cố định.

Phần mềm kế toán online hỗ trợ quản lý sổ sách như thế nào?

Ghi nhận và quản lý chứng từ kế toán

Phần mềm kế toán hỗ trợ lập và quản lý các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Những thông tin như ngày phát sinh, số tiền, đối tượng giao dịch và nội dung thu chi được ghi nhận trên hệ thống để phục vụ việc ghi sổ kế toán.

Người dùng có thể tra cứu chứng từ trực tiếp trên phần mềm khi cần. Trước khi ghi sổ, kế toán cần kiểm tra lại thông tin trên chứng từ để tránh sai sót.

Ghi sổ và tổng hợp dữ liệu kế toán

Sau khi chứng từ được kiểm tra và ghi nhận, phần mềm cập nhật dữ liệu vào các sổ kế toán tương ứng như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sổ chi tiết doanh thu.

Từ dữ liệu đã ghi sổ, phần mềm tổng hợp số liệu để kế toán lập các báo cáo cần thiết.

Theo dõi và kiểm tra số liệu kế toán

Phần mềm kế toán giúp theo dõi các khoản thu, chi, doanh thu và công nợ, đồng thời hỗ trợ kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Ví dụ, trong ngày một cửa hàng bán hàng hóa với tổng giá trị 5 triệu đồng, khách thanh toán ngay 3 triệu đồng và còn nợ 2 triệu đồng. Phần mềm có chức năng quản lý công nợ giúp theo dõi riêng khoản đã thu và số tiền khách hàng chưa thanh toán.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán online

Việc sử dụng phần mềm kế toán online giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh quản lý dữ liệu kế toán thuận tiện hơn, giảm bớt công việc thủ công và hỗ trợ theo dõi tình hình tài chính.

Hạn chế nhập liệu và tổng hợp thủ công

Dữ liệu chứng từ sau khi ghi nhận được sử dụng để cập nhật sổ sách và tổng hợp báo cáo, giảm thao tác nhập lại thông tin. Một số phần mềm còn kết nối với hóa đơn điện tử hoặc phần mềm quản lý bán hàng để đồng bộ dữ liệu giao dịch.

Thuận tiện khi tra cứu chứng từ và sổ sách

Kế toán dễ dàng tìm kiếm chứng từ, kiểm tra các khoản thu chi và xem lại số liệu theo từng kỳ ngay trên phần mềm, không cần mất thời gian tra cứu thủ công.

Hỗ trợ theo dõi tình hình tài chính

Thông qua dữ liệu kế toán đã được tổng hợp bằng phần mềm, người quản lý có thêm thông tin về doanh thu, chi phí và tình hình thu chi.

Những số liệu này giúp doanh nghiệp đánh giá hoạt động kinh doanh và xem xét các khoản phát sinh trong kỳ. Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu cũng giúp người quản lý có cơ sở hơn khi đưa ra các quyết định kinh doanh.

Linh hoạt khi làm việc trực tuyến

Phần mềm kế toán online cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị có kết nối Internet, thuận tiện làm việc tại văn phòng hoặc từ xa mà không phụ thuộc vào một máy tính cố định.

Đối với doanh nghiệp có nhiều người cùng sử dụng, phần mềm giúp quản lý dữ liệu trên cùng một hệ thống và phân quyền truy cập theo từng người dùng.

Do dữ liệu kế toán chứa nhiều thông tin quan trọng, doanh nghiệp cần chú ý đến việc bảo mật tài khoản, phân quyền người dùng, sao lưu và khôi phục dữ liệu để bảo đảm an toàn thông tin kế toán.

Phần mềm kế toán online VIN-BOOKS

VIN-BOOKS là phần mềm kế toán online dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh, hỗ trợ quản lý chứng từ, sổ sách kế toán và tổng hợp dữ liệu phục vụ công việc kế toán, kê khai thuế.

Phần mềm cung cấp các mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất cùng các sổ kế toán như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết doanh thu.

Bên cạnh đó, VIN-BOOKS có khả năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử VIN-HOADON, chữ ký số từ xa ONE-CA và phần mềm quản lý bán hàng SofiPOS. Trong đó, kết nối với SofiPOS giúp chuyển dữ liệu bán hàng sang phần mềm kế toán để ghi nhận chứng từ, sổ sách, giảm bớt thao tác nhập liệu thủ công.

Lời kết

Phần mềm kế toán online giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh quản lý chứng từ, sổ sách và tổng hợp số liệu thuận tiện hơn, đồng thời giảm bớt thao tác thủ công trong công việc kế toán.

Để lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu quản lý và chế độ kế toán đang áp dụng.

Nếu đang tìm kiếm giải pháp kế toán trực tuyến, bạn có thể tham khảo VIN-BOOKS hoặc liên hệ VISNAM để được tư vấn.