Chính Thức Thông tư 32/2025/TT-BTC Thay Thế Thông tư 78/2021 Hóa Đơn Chứng Từ

Vào ngày 31/05/2025, Bộ Tài chính đã công bố Thông tư 32/2025/TT-BTC nhằm hướng dẫn triển khai các quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cùng hóa đơn điện tử VIN-HOADON tìm hiểu chi tiết toàn văn Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ & HIỆU LỰC

• Ngày ký: 31/05/2025

• Ngày hiệu lực: 01/06/2025

• Thay thế toàn bộ: Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Phạm vi áp dụng:

  • Luật Quản lý thuế 2019.

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  • Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

⚠️ Lưu ý: Từ ngày 01/06/2025, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải tuân thủ quy định mới. Các mẫu biểu, quy trình, ký hiệu hóa đơn... cần được cập nhật ngay.

2. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Căn cứ Điều 2 Thông tư 32/2025/TT-BTC, đối tượng áp dụng bao gồm các tổ chức, cá nhân được quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. QUY ĐỊNH VỀ ỦY NHIỆM LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, các quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được nêu như sau:

3.1. Nguyên tắc ủy nhiệm:

a. Ai được ủy nhiệm?
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ;

b. Hình thức:

Ủy nhiệm phải lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên).

Bắt buộc thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký, hoặc khi có thay đổi (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi bổ sung).

- Nội dung hóa đơn ủy nhiệm:

     Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập có thể là hóa đơn “có mã” hoặc “không có mã” của cơ quan thuế.

     Trên hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ:

          Tên, địa chỉ, Mã số thuế (MST) của bên ủy nhiệm.

          Tên, địa chỉ, MST của bên nhận ủy nhiệm.

          Phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

- Công khai việc ủy nhiệm:

• Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

• Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn;

• Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 này.

• Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

- Thực tế áp dụng:

• Nếu hộ kinh doanh (bên ủy nhiệm) chọn VIN-HOADON để lập và phát hành hóa đơn, cần ký hợp đồng ủy nhiệm đầy đủ thông tin và gửi thông báo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên CQT trước khi phát hành hóa đơn.

• Trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải gửi thông báo xóa ủy nhiệm và thu hồi hóa đơn đã phát hành (nếu có).

3.2. Hợp đồng/Thỏa thuận ủy nhiệm

a. Nội dung bắt buộc:

- Thông tin hai bên:

• Bên ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh cá nhân, thông tin chứng thư số).

• Bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST/số định danh cá nhân, chứng thư số).

Thông tin hóa đơn điện tử ủy nhiệm:

• Loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, bán tài sản công…), ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Mục đích ủy nhiệm.

• Thời hạn ủy nhiệm (ngày bắt đầu – ngày kết thúc).

• Phương thức thanh toán (nêu rõ bên nào chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng, dịch vụ phát sinh trên hóa đơn).

b. Lưu trữ:
Hai bên phải lưu trữ bản hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.

3.3. Thông báo với cơ quan thuế

- Khi nào?

• Ngay sau khi ký hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm (mở tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử).

• Khi chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận.

- Mẫu sử dụng:

• Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 2 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP)

• Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 2 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) như sau:

  • Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

  • Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của bên ủy nhiệm.

- Lưu ý: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý sàn TMĐT (nếu bán qua sàn) thì chính sàn TMĐT có trách nhiệm gửi thông báo này.

- Thực tế:

• Nhiều hộ kinh doanh vẫn nhầm lẫn việc ủy nhiệm là chỉ “kê khai online”. Thực chất, khi ủy nhiệm, họ cần phải:

  1. Ký hợp đồng ủy nhiệm (có đóng dấu, chữ ký số).

  2. Gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên CQT.

  3. Công khai trên website hoặc thông báo rộng rãi.

4. QUY ĐỊNH VỀ KÝ HIỆU MẪU SỐ – KÝ HIỆU HÓA ĐƠN – TÊN LIÊN HÓA ĐƠN

4.1 Hóa đơn điện tử:

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử;

Số 8: Phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

Số 9: Phản ánh hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

“1C25TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

“2C25TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

“1C25LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

“1K25TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm  2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

“1K25DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

“6K25NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2025 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

“6K25BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

“7K25XAB” – là hóa đơn thương mại điện tử được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

4.2 Hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể như sau:

– Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:

01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;

02GTTT: Hóa đơn bán hàng;

07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;

03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

– Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn;

– Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

– Ba (03) ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.

Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

+ Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

b) Ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Chi cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, cụ thể như sau:

– Hai (02) ký tự đầu tiên thể hiện mã của Chi cục Thuế đặt in hóa đơn và được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm theo Thông tư này;

– Hai (02) ký tự tiếp theo là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Việt Nam gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý;

– Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

– Ba (03) ký tự tiếp theo gồm hai (02) ký tự đầu là hai chữ số Ả rập thể hiện năm Chi cục Thuế đặt in hóa đơn, được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch và một (01) ký tự là chữ cái P thể hiện hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in. Ví dụ: Năm Chi cục Thuế đặt in là năm 2025 thì thể hiện là số 25P; năm Chi cục Thuế đặt in hóa đơn là năm 2026 thì thể hiện là số 26P;

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in và ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in:

Ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTKT3/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/25P”:  được hiểu là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên do Chi cục Thuế đặt in năm 2025.

c) Liên hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn có 3 liên trong đó:

Liên 1: Lưu;

Liên 2: Giao cho người mua;

Liên 3: Nội bộ.

Nếu bạn cần hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn chi tiết từng bước, hoặc demo miễn phí giải pháp hóa đơn điện tử VIN-HOADON, hãy liên hệ:

Công ty Cổ phần Thương mại VISNAM

• Hội sở: Số 33 Hải Hồ, phường Thanh Bình, quận Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng Miền Nam: 11B Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh

• Hotline: 1900 6134 – 0961 841 778 - 0969 185 778

• Email: kinhdoanh@visnam.com;

• Website: https://visnam.com/